V nadaljevanju se osredotočamo na negotovinska plačila.
Plačila prek TRR
Knjiženje računa
Pri izdanih računih, ki jih kupci plačajo neposredno na transakcijski račun organizacije, je knjigovodsko spremljanje razmeroma enostavno – izdamo račun, ga knjižimo med odprte postavke, ob prejemu plačila pa knjižimo priliv in zapremo postavko.
Ko izdamo račun za storitev ali prodano blago, ga knjižimo kot terjatev do kupca, hkrati pa evidentiramo prihodek od prodaje in morebitni DDV. V praksi to pomeni knjižbe na konte:
- 120 - Terjatve do kupcev,
- 76 - Poslovni prihodki in
- 260 - Obveznosti za obračunani DDV.
Konto 120 – Terjatve do kupcev običajno vodimo saldakontno, kar v praksi pomeni, da pri vsaki knjižbi označimo, za katerega kupca gre.
Zapiranje odprtih postavk
Saldakontni konti zahtevajo zapiranje odprtih postavk (povezava med računom in plačilom). Če tega ne delamo redno, se nepovezani računi in plačila prenašajo kot odprte postavke v naslednje poslovno leto. Sčasoma postane stanje odprtih postavk nepregledno.
Zapiranje odprtih postavk mora biti zato v računovodstvu tekoča naloga, ki se izvede ob vsakem knjiženju bančnega izpiska. Zakaj?
- Preglednost: vsak trenutek vemo, kdo nam dolguje in koliko.
- Hitreje zaznamo napake: napačen poslovni partner, napačen znesek.
- Hitrejše ukrepanje: takoj vidimo dolžnike in lahko sprožimo izterjavo.
- Slika urejenosti: urejene odprte postavke odražajo urejeno računovodstvo.
Kako povezati račun in plačilo?
Pri zapiranju odprtih postavk se velikokrat pojavi vprašanje, kako povezati račun in plačilo med sabo oz. z drugimi besedami: kako vemo, za kateri račun smo prejeli plačilo. To vprašanje je še posebej zapleteno, ko nam dolžnik delno in neredno plačuje račune.
Postopek:
- Preverimo sklic, ki je naveden na prilivu – ali se ujema s sklicem, ki je bil naveden na izdanem računu?
- Preverimo namen plačila – morda je plačnik tam navedel, kateri račun ali račune plačuje?
- Če iz podatkov na prilivu, na bančnem izpisku ali na drugih dokumentih (npr. obvestilo o zbirnem plačilu) ne moremo ugotoviti, kaj nam je plačnik plačal, običajno zapremo najstarejšo odprto terjatev do tega kupca.
Vrstni red zapiranja ni nepomemben – več sodb je že obravnavalo to tematiko. Podrobnosti vrstnega reda zapiranja odprtih postavk določa 287. člen Obligacijskega zakonika.
Digitalna plačila
Kompleksnejše postane, ko podjetje ponuja digitalna plačila prek posrednikov, pri čemer plačilo ne prispe neposredno na naš TRR, temveč poteka prek sistema ponudnika plačilnih storitev, ki nato sredstva podjetju nakaže s časovnim zamikom. Sem sodijo kartične sheme (Mastercard, Visa, AmEx, Diners …) in drugi ponudniki plačilnih storitev (Paypal, Stripe, Square …).
Knjigovodsko ta plačila vodimo na enak način, imamo pa nekaj možnosti, ki so odvisne predvsem od:
- količine transakcij (ali gre za posamezne primere ali množično poslovanje) in
- tega, kaj želimo spremljati (ali potrebujemo podroben pregled po kupcih ali zadostuje skupno spremljanje prilivov).
Množičnost digitalnega plačevanja s porastom prodaje prek spletnih trgovin še narašča, zato je izbira ustreznega knjigovodskega pristopa za organizacije, ki sprejemajo ta plačila, vse bolj pomembna.
Pri plačilu s kartico terjatev preide s kupca na banko
Če kupec svojo obveznost takoj plača npr. s plačilno kartico, moramo terjatev do kupca s konta 120 - Terjatve do kupcev preknjižiti na konto 165 - Ostale poslovne terjatve. Tisti trenutek, ko kupec na prodajnem mestu ali v spletni trgovini uspešno potrdi plačilo s kartico, je namreč poravnal svojo obveznost, prodajalec pa od tega trenutka dalje za poravnavo terja banko, izdajateljico plačilne kartice.
Zato računovodsko gledano pri preknjižbi s konta 120 - Terjatve do kupcev na konto 165 – Ostale poslovne terjatve (terjatve do banke oz. drugega ponudnika plačilnih storitev) kot poslovnega partnerja, ki ga terjamo, ne spremljamo več kupca, ampak ponudnika plačilnih storitev.
Kljub temu želijo imeti nekatere organizacije podroben pregled, kateri kupec je plačal z nekim načinom digitalnega plačila, drugim pa zadostuje zgolj informacija o pričakovanem skupnem prilivu z banke oz. od ponudnika plačilnih storitev.
Odvisno od tega, kaj želimo spremljati, imamo tri možnosti za vodenje digitalnih plačil:
- če želimo na kontu 165 - Ostale kratkoročne terjatve spremljati postavke po kupcih, moramo tudi prilive z banke knjižiti po kupcih in ne zgolj zbirno;
- če na kontu 165 – Ostale poslovne terjatve spremljamo terjatve po različnih bankah, od katerih pričakujemo prilive, tudi priliv z določene banke knjižimo v enem znesku. V tem primeru na kontu 165 nimamo informacije, za katerega kupca gre, ampak vemo le, s katere banke oz. plačilne institucije je bil priliv prejet;
- če pa na kontu 165 – Ostale poslovne terjatve postavk ne želimo spremljati po kupcih ali bankah, tudi prilivov ni treba knjižiti po kupcih, ampak jih lahko knjižimo zbirno.
Možnost A: Spremljanje terjatev in prilivov po kupcih
Če smo na konto 165 – Ostale poslovne terjatve znesek terjatve knjižili na kupca A, moramo tudi iz zbirnega priliva, ki ga prejmemo z banke, ugotoviti in knjižiti priliv na konto 165 za kupca A.
Če bi terjatve za digitalna plačila (torej račune) knjižili po kupcih, prilive z banke za digitalna plačila pa knjižili zbirno, bi nam na kontu 165 ostajale odprte postavke oz. terjatve, ki ne bi bile povezane s plačili.
To bi povzročilo vedno večje število nepovezanih zapisov, s tem pa tudi nepreglednost in neuporabnost podatkov na kontu 165 – Ostale poslovne terjatve za digitalna plačila. Podatek o terjatvi do določenega kupca, ki je svojo obveznost na primer poravnal s kartico, kar nam je banka nakazala zbirno skupaj z ostalimi kartičnimi plačili, in smo tako tudi knjižili, namreč sploh ni več realen. V poslovnih knjigah vidimo le odprto terjatev do kupca, na drugi strani pa zbirni priliv z banke. Podatka sta po vsebini povezana, v poslovnih knjigah pa ne. Informacija na kontu 165 – Ostale poslovne terjatve po kupcih je zato neuporabna, saj nam ne pove, kaj se je s terjatvijo zgodilo: je bila poravnana ali ne? Po drugi strani pa tudi za zbirni priliv ne vemo, katere račune je poravnal.
Ta način vodenja plačil je smiseln za organizacije, ki:
- imajo manjše število kartičnih plačil – knjiženje terjatev in prilivov po kupcih zahteva več časa in dela, zato je smiselno le, če transakcij ni preveč;
- potrebujejo natančen pregled po kupcih – če želimo videti celotno sliko (kaj je kupec plačal na TRR, kaj s kartico, kaj je še dolžan), moramo vse terjatve in plačila spremljati po kupcih;
- poslujejo z večjimi zneski – pri poslovnih kupcih in višjih zneskih računov je pogosteje pomembno natančno spremljanje, kdo je kaj plačal.
Možnost B: Spremljanje terjatev in prilivov po bankah
Na konto 165 – Ostale poslovne terjatve lahko zneske terjatev knjižimo na posameznega ponudnika digitalnih plačil. Vsakodnevno namreč lahko iz programa, v katerem izdajamo račune, izpišemo seznam plačil po posameznih ponudnikih digitalnih plačil. Če terjatve knjižimo po ponudnikih digitalnih plačil, na konto 165 zbirno knjižimo tudi priliv, ki ga prejmemo od posameznega ponudnika.
Tako se nam bodo na kontu 165 terjatve do ponudnika digitalnih plačil povezale s prilivi od posameznega ponudnika.
Ta način vodenja plačil je smiseln za organizacije, ki:
- imajo veliko digitalnih plačil – trgovine, gostinski lokali, frizerski saloni in podobne dejavnosti z mnogimi dnevnimi transakcijami;
- poslujejo predvsem s končnimi potrošniki – kjer so kupci večinoma enkratni ali občasni in ne potrebujemo spremljanja njihove plačilne discipline, zanimajo pa nas promet po vrstah digitalnih plačil;
- ne potrebujejo podrobnega pregleda po kupcih – zadostuje jim informacija o skupnem prometu po ponudnikih digitalnih plačil.
Možnost C: Zbirno spremljanje terjatev in prilivov
Če organizacija presodi, da na kontu 165 – Ostale poslovne terjatve ne potrebuje informacije o tem, koga terja (niti katerega kupca niti katero banko), potem tako terjatve kot prilive iz naslova digitalnih plačil vodi zbirno na enem kontu.
To pomeni, da knjižba na konto 165 nima podatka niti o kupcu niti o izvajalcu digitalnih plačil.
Ta način vodenja plačil je smiseln za organizacije, ki:
- jih ne zanima, koga terjajo po digitalnem plačilu;
- imajo veliko število digitalnih plačil - dejavnosti z mnogimi dnevnimi transakcijami;
- ne potrebujejo podrobnega pregleda po kupcih – zadostuje jim informacija o skupnem prometu s karticami.
Predstavili smo tri možne načine spremljanja digitalnih plačil. Pri tem poudarjamo, da ni enega samega pravilnega načina, ampak samo ustrezen ali pa neustrezen. Vsaka organizacija mora glede na obseg poslovanja in svoje procese razmisliti o vseh treh možnostih in se odločiti za tisto, ki jim bo zagotavljala dovolj informacij za spremljanje poslovanja s čim manj administrativnega dela.
Mag. Jana Trbižan
