Podpora skupinskemu delu

Računalniški program Podpora skupinskemu delu - Team support. Modul Podpora skupinskemu delu sestavlja več samostojnih, lahko pa tudi med sabo povezanih sklopov.

Uporabljamo ga za:

  • evidentiranje dogodkov (povpraševanje, sporočen problem ...) in spremljanje dogodkov do njihove razrešitve (ponudba je bila oddana, problem je razrešen ...)
  • dogodki (rešitve) predstavljajo bazo znanja, v kateri lahko iščemo po različnih kriterijih
  • možnost avtomatskega zajema telefonskih klicev
  • spremljanje porabljenega časa za posamezna opravila

Evidenca dogodkov je namenjena evidentiranju dogodkov, ki se dogajajo v posameznem podjetju in spremljanju dogajanja čez celotno življenjsko dobo dogodka. Prikazali bomo nekaj praktičnih primerov uporabe:

  1. Nekdo sprejme telefonski klic, ki pa je za drugo osebo v podjetju. V dogodke zabeleži klic in ga dodeli osebi, ki ji je bil klic namenjen. Ko dotična oseba sede za računalnik, ima na ekranu "pisemce", ki ji pove, da ima vpisane nove dogodke.
  2. Odgovorna oseba v podjetju se spomni, da je treba nekaj postoriti. Vpiše vsebino opravila in ga dodeli drugi osebi v reševanje. Vpisani dogodek se iz sistema ne da izbrisati, nanj se lahko le vežejo novi pripisi. Ko oseba, ki je bila zadolžena za opravilo, to opravi, spremeni status dogodka v npr. Zaprto, se osebi, ki je vpisala dotični dogodek, avtomatsko pošlje sporočilo, da je prišlo do spremembe na dogodku. Dogodki se lahko razporejajo v različne grupe, različne klasifikacije ... Dogodku se lahko dodeli čas, do kdaj mora biti dogodek razrešen, torej opravilo opravljeno. Če gre za dogodek, da mora nekdo na teren servisirati nekaj, se lahko avtomatsko izdelata Potni nalog in Delovni nalog.
  3. Tajnica sprejme telefonski klic, kjer nekdo želi dobiti ponudbo za ... Tajnica dodeli dogodek komercialistu, ki potem pripravi ponudbo in zapre dogodek. Nobene možnosti ni, da bi komercialist potem, ko ni pripravil ponudbe in zamudil priložnost, dogodek brisal iz baze.
  4. Dogodki so lahko telefonski klici, ki se avtomatsko beležijo. Program omogoča priklop telefonskega aparata na računalnik. V tem primeru lahko vzpostavimo šifrant oseb - naših obstoječih partnerjev, potencialnih partnerjev ... Iz te baze lahko potem izvajamo klice preko telefonskega aparata brez tipkanja telefonskih številk. V kolikor imamo na telefon priključene tudi naglavne slušalke, lahko opravljamo prostoročno telefoniranje med tem, ko v odprt dogodek vpisujemo vsebino razgovora. V tem primeru program omogoča, da ko telefon zazvoni, se na zaslonu pojavi okno z že vpisanimi podatki klicatelja.
  5. Dogodek se lahko razveji v več dogodkov, kar se uporablja v primerih, ko vodja projekta da nalogo podrejenemu delavcu, ta pa to nalogo razdeli njemu podrejenim delavcem. Modul omogoča spremljanje dogajanja na takem dogodku v obliki drevesne strukture. Modul vodi zgodovino vseh sprememb na posameznem dogodku.

Baza znanja je segment modula, ki se lahko polni avtomatsko, ko na dogodkih dopisujemo rešitve problemov:

  1. Nekdo kliče na servis, da mu tiskalnik ne dela in pri tem opiše, kaj se dogaja. Operater v servisu zavede dogodek z opisom problema in ga dodeli sodelavcu - serviserju v reševanje. Ko ta ugotovi problem, dogodku doda rešitev in ga označi, naj se zavede v bazo znanja. Po bazi znanja je možno poizvedovati na različne načine. Ko operater ponovno dobi klic, da tiskalnik ne dela, najprej pobrska po bazi s ključnimi besedami Tiskalnik ne dela in morda najde rešitev že v bazi znanja.
  2. Baza znanja se lahko uporablja tudi kot za hranjenje dokumentov. Vsakemu zapisu v bazi znanja lahko dodelimo poljubno število priponk - raznih datotek, slik, tekstov ... in pa ključne besede, ki poizvedovalniku povedo, kaj je v priponkah. Npr. imamo zapise o davku na dodano vrednost. Zapise shranimo kot priponke in vnesemo ključno besedo DDV. Kasneje od poizvedovalnika po bazi znanja zahtevamo, da prikaže vse zapise, ki vsebujejo ključno besedo DDV.

Spremljanje porabljenega časa. Segment modula je namenjen predvsem knjigovodskim servisom za evidentiranje porabljenega časa po posameznem opravilu.

  1. Ko oseba na knjigovodskem servisu ali morda v drugi dejavnosti prične z nekim opravilom, v tem okolju izbere stranko, za katereo opravlja to opravilo, izbere samo opravilo iz šifranta opravil in starta dejanje. Pri tem začne teči čas. Ko je opravilo končano, npr. poknjiženi vsi prejeti računi, se dejanje zaustavi, s čimer preneha teči čas, lahko se vpiše količina opravljenega dela in zapis se shrani. Modul iz tako pridobljenih podatkov omogoča razne analize. Poleg analiz pa modul omogoča avtomatsko izdelavo računov za fakturiranje strankam, za katere smo opravljali delo.

Modul omogoča, da se za vsak vpisan dogodek, ki ima partnerja, zgenerira elektronsko sporočilo z vnesenim opisom dogodka in se ga pošlje stranki, če je dogodek ob shranitvi odprt. To pomeni, da je vnašalec označil dogodek kot odprt, ker mora npr. komercialist še pripravili ponudbo ali ker operater v servisu ni znal rešiti težave. Ko pa izvajalec dogodka, oseba, ki rešuje odprt dogodek, tega reši in vnese rešitev, ter dogodek zapre, se ponovno generira elektronsko sporočilo z vsebino dogodka - problema in njegovo rešitvijo ter se pošlje partnerju - stranki.

Zaupajo nam