Fakturna knjiga (DDV evidence)

Fakturna knjiga je namenjena beleženju in obdelavi prejetih in izdanih računov, njihovemu avtomatskemu knjiženju v glavno knjigo in saldakonte ter zagotavljanju podatkov za davčno upravo (knjiga prejetih in izdanih računov, kvartalno poročilo, DDV-O, poročilo o dobavah, poročanje o elektronskih storitvah...). Izdelana je tako, da omogoča več načinov dela, odvisno od organizacije v posameznem podjetju.

Vodenje več knjig prejetih in izdanih računov

Fakturna knjiga je namenjena obdelavi domačih prejetih in izdanih računov ter tujih računov v tuji valuti. Možno je avtomatsko številčenje računov po več poteh, saj imajo domači računi svoje številčenje, tuji računi svoje. To pomeni, da program omogoča vodenje več knjig prejetih in več knjig izdanih računov.

Fakturna knjiga lahko zajema podatke iz programov Fakturiranje, Blagovno knjigovodstvo, Materialno knjigovodstvo ali pa iz programov drugih proizvajalcev programske opreme. Omogoča tudi kombinacije npr: računi za blago ali material se zajemajo avtomatsko iz prej naštetih virov, računi za storitve pa se vnašajo ročno.

Vnašanje podatkov

Vnos podatkov je sestavljen iz štirih faz, od katerih je lahko tretja v primeru ločenih saldakontov izpuščena. Vse faze so lahko tudi združene v eno, kar je uporabno predvsem za manjša podjetja, kjer je za vnos in knjiženje računa zadolžena ena oseba in se vse faze izvajajo hkrati.

  • Prva faza je vnos glave računa.
  • Druga faza je likvidacija računa.
  • Tretja faza je vnos knjigovodskih postavk računa
  • Četrta zajema knjiženje računa v saldakonte in opcijsko tudi v glavno knjigo – v Finančno knjigovodstvo.

Glede na potrebe organizacije so lahko vse faze razdeljene med različne osebe ali pa vse faze opravlja ista oseba.

Prva faza – vnos glave prejetega računa ali zajem računa:

To fazo lahko opravlja oseba brez knjigovodskega znanja, npr. oseba, ki sprejema pošto, tajnica ... V tej fazi je potrebno vnesti le podatke, ki se lahko preberejo neposredno iz računa. To so: dobavitelj (kupec), datum računa, dura, prejema in zapadlosti..., znesek računa... V kolikor ima oseba več knjigovodskega znanja lahko določi še konto, kamor bo račun razporejen, v primeru tujega računa pa tudi šifro osnove, ki se uporablja za izdelavo poročil za Banko Slovenije. Tako zavedeni računi se nato dajo v likvidacijo s spremno dokumentacijo, ki jo izpišemo po vnosu dnevno prejetih računov (velja le za prejete račune).

Druga faza – likvidacija (le za prejete račune opcijsko):

To je postopek, ki se opravi, ko likvidator potrdi dokumente. S to operacijo programu povemo, da je dokument likvidiran (dobi datum likvidacije) in tako pripravljen za nadaljnjo obdelavo. Pred likvidacijo je možno korigirati podatke glede na zahteve likvidatorjev. Na tej stopnji se lahko računi pošljejo v modul za razširjeno likvidacijo, kjer postavke na računih lahko likvidira več likvidatorjev.

Tretja faza – vnos knjigovodskih postavk:

Ta faza se uporablja povsod tam, kjer so glavna knjiga in saldakonti združeni ter program zahteva izravnano knjiženje. V tem primeru mora oseba, ki opravlja to nalogo, dokument kontirati in v skladu s tem vnesti protiknjižbe h glavi – potrebno je dobro poznavanje knjigovodskih pravil kontiranja. Program ima tudi orodja za avtomatsko knjiženje ponavljajočih se računov, poleg tega pa lahko že v fakturni knjigi knjižite vse tiste stroške, ki jih razmejujete preko kontov aktivnih časovnih razmejitev.

Četrta faza – knjiženje:

Ta faza je enostavna in kratka. Sestavlja jo le ukaz, ki izdela knjižbe za vse likvidirane, kompletirane in še neknjižene račune. Knjižbe prevzame Finančno knjigovodstvo, kjer si jih lahko pred knjiženjem v dnevnik še ogledamo.

Program že med samim vnosom naredi logične kontrole, in sicer:

  • osnova * stopnja = davek
  • osnova + davek = znesek računa

Poleg logičnih kontrol za dodatno kontrolo pravilnosti vnosa poskrbi analiza, ki je vgrajena v fakturni knjigi. Test obračuna DDV poskrbi za kontrolo med obračunskim in informativnim delom DDV-ja.

Fakturna knjiga omogoča tudi povezavo na skenirane dokumente, ki se hranijo v elektronskem arhivu. Program trenutno podpira precej elektronskih arhivov in dokumentnih sistemov priznanih podjetij.

Ob spremembah davčne zakonodaje sodelujemo s priznanimi davčnimi svetovalci, s katerimi predelamo vse nejasnosti in programske rešitve.

Izpisovanje plačilnih nalogov

Na osnovi podatkov v Fakturni knjigi lahko izpisujemo tudi plačilne naloge za plačevanje prejetih računov. Plačilne naloge lahko izpisujemo posamično ali zbirno po dobavitelju s seznamom. Pripravljene naloge lahko izpišemo na obrazce, jih odpošljemo po elektronski pošti oz. prenesemo v internetne bančne aplikacije.

Knjiga je namenjena tudi zagotavljanju podatkov za davčno upravo. Program z enkratnim vnosom zagotavlja podatke za dva namena, in sicer za Finančno knjigovodstvo ter za namene davčne uprave. To je še posebej izrazito pri deviznih računih (predvsem prejetih), ko program ve, da mora v glavno knjigo poleg deviznih zneskov knjižiti še zneske, preračunane v evre po srednjem tečaju Banke Slovenije z dne ECL-a, za namene davčne uprave, pa mora evidentirati evrske vrednosti, ki se nahajajo na ECL-u.

Računi iz tujine

V primeru, da prejemamo račune od tujcev, ki opravljajo storitve na področju Slovenije, lahko program avtomatsko izdeluje interne račune za samoobdavčitev, ki smo ga dolžni plačati v imenu tujca. Izvede lahko tudi samoobdavčitev po 76.a členu. Program zna zajemati v vhodni davek le del davka na prejetih računih v primerih, da imamo delno obdavčeno in delno neobdavčeno dejavnost. Ravno tako omogoča tudi upravljanje z računi, ki so delno obdavčeni in delno neobdavčeni. Trenutno ne poznamo primera dokumenta, ki ga program ne bi znal pravilno obdelati in ga pravilno prikazati v davčnih knjigah.

Še posebej pomembno je, da ima obrazec DDV-O poleg obračunskega dela pravilno izpolnjen tudi informacijski del. Obrazec DDV-O lahko neposredno iz programa pošiljamo na spletno stran DURS-a.

Lastnost modula je tudi vodenje avansnih računov in njihovo ročno ali avtomatsko črpanje, kar preprečuje, da bi davek dva krat upoštevali oz. plačali. V modul lahko vnašamo račune tudi v primeru, ko ima podjetje odbitni delež, ki je lahko na ravni celotnega podjetja ali posameznega stroškovnega mesta.

Vsem tistim, ki ste se odločili uporabljati posebno ureditev po plačani realizaciji, lahko brez dodatnih vnosov pripravite tudi take vrste obračuna.

Intrastat poročila

Modul Instrastat omogoča vnos podtkov, ki so potrebni za izdelavo Intrastat poročila. Pri vnosu si pomagamo s šifranti carinskih tarif, za katere ob vsakokratni spremembi zagotovimo avtomatsko ažuriranje. OpPIS omogoča, da določimo konto glavne knjige za vse carinske tarife hkrati ali za vsako postavko carinske tarife posebej. Če presegate posebni prag, vam program omogoča enostaven vnos in izračun statistične vrednosti. Za obdobje poročanja izdelamo Intrastat poročilo, ki ga preko datoteke XML prenesemo na carinsko upravo.

Vnos podatkov za Intrastat torej poteka vzporedno s knjiženjem računa, kar zagotavlja enkraten vnos. To pomeni, da so ob vnosu računa na voljo podatki za glavno knjigo, saldakonte, davčne evidence in Intrastat. Podatke, pripravljene za Intrastat, lahko pred izpisom ali prenosom v posebnem urejevalniku še ročno urejamo.

 

Zaupajo nam