eRačunovodstvo

Z besedo eRačunovodstvo je nedvoumno povezan sodoben informacijski sistem brez katerega tudi ni elektronskega računovodstva. Skeniranje dokumentacije je vsekakor eno od opravil, ki spada v eRačunovodstvo. Pri tem se ne smemo zadovoljiti le s skeniranjem dokumentov in pripenjanje slik poskeniranih dokumentov k ročno vnesenim podatkom.

Res je, da morda manjšim podjetjem in samostojnim podjetjem to že zadostuje. Zlasti če dokumentov ni veliko in tako čas potreben za ročne vnose ne predstavlja omembe vredne postavke. Ko pa je dokumentov veliko, se pokaže potreba po naprednejši tehnologiji.V tem primeru se dokumenti, ki pridejo v hišo najprej poskenirajo in kategorizirajo po vrstah - se pravi popredalčkajo. Nato gredo skenirani dokumenti na OCR razpoznavo vsebine (enostavno povedano: iz dokumenta se razpoznajo črke in številke. Tako dobimo sestavo besed iz katerih se nato razpozna vsebina podatka.

Zatem se lahko izvaja več nivojski postopek likvidacije in potrjevanja dokumentacije. V primeru knjigovodskih listin OpPIS omogoča (po uspešni likvidaciji) avtomatski oz. samodejen vnos v poslovne knjige ob predogledu strokovne osebe.

Vsa skenirana dokumentacija se tako nahaja v elektronski obliki v elektronskem arhivu. Prednost tega je tudi v tem, da imamo s tem takojšen vpogled v dokumente. Se pravi - prikaz slik dokumentov je omogočen neposredno iz informacijskega sistema OpPIS. Tako lahko na primer pregledujemo stroške in za posamezno knjigovodsko postavko želimo videti dokument, ki jo je povzročil. Potreben je le klik in dokument se že prikaže na zaslonu.

OpPIS zajema dve vrsti skenirno - dokumentnega sistema:

• Standardni sistem. Slike dokumentov so le priponke k knjigovodskim dogodkom zajetih v OpPIS-u. Te slike so v OpPIS-u dosegljive s klikom na vseh mestih, kjer nastopajo knjigovodske postavke. Dostop do arhiva je možen tudi preko OpPIS Client-a (preko interneta).
• Profesionalen sistem. Omogoča zajem dokumentov iz različnih virov, kot so: skenerji,  elektronska pošta, datotečni sitemi, multifunkcijske naprave, faks strežniki, spletne storitve (soap), relacijske baze podatkov. Gre za avtomatsko prepoznavo vsebine dokumenta (OCR razpoznava) ter avtomatsko knjiženje knjigovodskih listin. Pri tem nam je v pomoč napredni sistem obveščanja o dogodkih znotraj procesov (prek e-pošte, SMS, RSS ), upravljanje s tokom dokumentov (workflow),  souporaba obstoječih sistemov za upravljanje uporabniških pravic ter dostop do arhiva preko spletnega brskalnika in OpPIS client-a.

Poleg skenirno-dokumentnega sistema spada v OpPIS-u v področje eRačunovodstva tudi izdaja elektronskih dokumentov, npr. naročilnic, izdanih računov... Ti dokumenti gredo h kupcem ter dobaviteljem v povsem elektronski - brezpapirni obliki. OpPIS v ta namen podpira več standardov: EDIFAKT, eSlog... 

Za potrebe spletnega eRačunovodstva ima OpPIS mlajšega brata OpPIS Client-a. Ta je namenjen pregledovanju in vnosu podatkov preko spleta. To pomeni, da so podatki, ki se nahajajo v IS OpPIS, v vsakem trenutku dosegljivi tudi iz dislociranih lokaci. Potrebna je zgolj internetna povezava.

OpPIS Client je plod dolgoletnih izkušenj, pridobljenih z razvojem tehnično dovršenega IS OpPIS. Namenjen je delu preko interneta. Ker je sprogramiran kot tako imenovani “lahki client” omogoča enak načina dela kot namizni program OpPIS, le da opravil ne izvaja sam, temveč jih zanj izvaja aplikacijski server na drugi strani telefonskih žic, torej pri vas na sedežu podjetja.

OpPIS Client je namenjen tako vodstvu, kakor tudi zaposlenim. Vodstveni delavci z njegovo pomočjo lahko pregledujejo podatke, spremljajo rezultate podjetja s pomočjo različnih kazalnikov... Zaposleni pa lahko vnašajo potne naloge, najavljajo dopust...

Več o predstavitvi OpPIS Cliet-a si lahko preberete tukaj.

Prednosti elektronskega zajema dokumentov:

• Omogočen je popolni nadzor in sledljivost dokumentov
• Ni potrebe po fizični dostavi dokumentov
•  Dokumenti, ki se nahajajo na strežniku so dostopni kadarkoli in od kjerkoli
• Enostavnejše in hitrejše iskanje dokumentov
• Arhiviranje je omogočeno velikemu številu dokumentov
• Zmanjšanje potrebnega prostora za arhiviranje

Integrirano rešitev elektronskega zajemanja dokumentov ponujamo skupaj z našimi poslovnimi partnerji:

Pri izvajanju elektorskega zajemanja in hranjenja dokumentov je potrebno upoštevati določila Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Zakon celostno ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva tako v fizični kot tudi elektronski obliki.